Lunchställen: Mottagande- och redovisningsanvisningar

Tack för att du registrerat dig som Smartum Lunch -partner, du är varmt välkommen till nätverket!

Vi har sammanställt några instruktioner och tips för mottagande och redovisning av Smartum-betalningsmedel

• Fäst de bifogade Smartum-dekalerna på dörren och kassan.

• Placera underlaget och hanteringsanvisningarna för Smartumbetalningsmedlen vid kassan.

• Kontrollera uppgifterna om ert verksamhetsställe i Smartums sökning av användningsställen. Vid behov kan du redigera uppgifterna i nättjänsten, som du fått användarkoderna till per e-post.

• Lägg till Smartum-logon på er webbplats. Logon hittar du på adressen smartum.fi.

Smartum Lunch är en personlig förmån som erbjudits åt kunden, så han/hon kan endast betala sin egen måltid med Smartum. Vid behov, vänligen kontrollera kundens identitet då han/hon betalar med Smartum. Betalningar som gjorts med Smartum kan inte bytas mot pengar och ingen växel ges för dessa betalningar. Man får inte heller fakturera en tilläggsavgift då kunden betalar med Smartum-kortet. Med Smartum kan kunden betala en måltid värd som Skatteförvaltningens beslut. Kunden kan betala den överskridande summan kontant eller på annat betalningssätt. Läs mer här.

I enlighet med Skatteförvaltningens nuvarande anvisningar kan lunchförmåner endast användas för inköp av måltider och det kan inte utbytas mot pengar, livsmedel, alkohol eller andra förnödenheter.

Mottagande av Smartum kortbetalningar

Smartum-kortet är ett Visa-kort med chip. Då kortet lästs av skriver betalterminalen ut ett kvitto och köpet bekräftas av kunden med underskrift av kvittot. För att debiteringen ska lyckas krävs det att Smartum har tillgång till er betalterminals uppgifter. För att vi ska kunna föra in de nödvändiga uppgifterna om betalterminalen i vårt system bör ni göra en testdebitering med det bifogade Smartum-aktiveringskortet.

Betalningar som görs med Smartumkortet bekräftas i realtid. Om man inte får ett godkännande svar på bekräftelseförfrågan får försäljning inte ske. Eventuella korrigeringar av debiteringar görs på betalterminalen i enlighet med leverantörens anvisningar. Redovisning för Smartum-betalningar får ni från er bank på samma sätt som andra kortbetalningar. Smartum fakturerar en serviceavgift för betalningar med betalterminal i efterskott en gång i kvartalet. Du kan följa upp betalningar med elektroniska Smartum-betalningsmedel i Smartum-nättjänsten, som du kan logga in i med de användarkoder som skickats per e-post.

Mottagande av SmartumPay betalningar

När en kund har gjort en betalning visar han eller hon upp kvittot på betalningen på mobiltelefonens skärm. Kontrollera på kvittot att den betalda summan samt verksamhetsställets namn och adress stämmer. Animationen på kvittot rör sig i 30 minuter efter utförd betalning. I det övre hörnet på kvittot ser du datum och klockslag för betalningen.

Genom att klicka på kvittot visas en gransningsvy, där du kan markera att betalningen har kontrollerats. Statusen för kvittot och granskningsvyn ändas till ”granskad”. På så sätt säkerställer du att kvittot används endast en gång för att lösa in en tjänst. Slå in betalningen i kassan med beloppet som anges på kvittot. Eventuellt överskott debiteras som vanligt med en annan betalningsmetod.

Om debiteringen är felaktig, kan du makulera den genom att logga in med dina användarkoder i Smartums nättjänst. Smartum förmedlar automatiskt mobilbetalningarna till ditt konto dagligen. Minimigränsen för redovisning är 40 euro. Från redovisningen avdras en betjäningsavgift enligt prislistan. Minimi/maximigränsen för redovisning kan redigeras i den egna Smartum-nättjänsten.

Mottagande av lunchsedlar

Smartum Lunchsedlar cirkulerar med olika eurobelopp. Värdet är märkt på sedeln. Läs mer här. Man får inte fakturera tilläggsavgifter vid betalning med Smartum Lunchsedlar. Lunchsedlar kan inte bytas mot pengar och ingen växel ges för dessa betalningar. Den överskridande summan kan betalas med kontant eller på annat betalningssätt. I enlighet med Skatteförvaltningens anvisningar kan kunden inte använda flera sedlar på en gång.

• Kontrollera att sedeln är hel och äkta och att den inte har märkts som använd. En äkta sedel tryckt på vattenstämplat papper känns igen exempelvis på det löpande serienumret eller genom att hålla upp sedeln mot ljuset. Smartum redovisar endast äkta sedlar.

• Kontrollera även sedelns giltighetstid, eftersom kunden inte kan använda föråldrade sedlar som betalningsmedel.

• Märk mottagna sedlar som använda genom att dra ett streck över eurobeloppet i det övre vänstra hörnet.

Redovisning av sedlarna

• Smartum Oy redovisar inkomna sedlar två gånger i veckan och betalningarna överförs därefter genast till ert konto. Vi överför sedlarnas värde minus serviceavgiften till det konto ni uppgett i Smartum-nättjänsten vid registreringen. I enlighet med avtalet är den maximala redovisningstiden högst 21 vardagar.

• Vid redovisningen använder vårt system standardreferensnumret 2464. Om du vill ha ett eget referensnummer eller meddelande för redovisningen ska du anteckna detta på det reserverade området för referensnummer på redovisningsblanketten.

• Sedlarnas giltighetstid: Sedlarna förfaller på årets sista dag. Efter att sedlarnas giltighetstid har löpt ut har partnern en månad på sig att skicka in de förfallna sedlarna till Smartum. Sedlarna ska alltså anlända till vårt kontor senast den 31 januari följande år, ifall sedlarna förfallit på det föregående årets sista dag. Smartum redovisar inte förfallna sedlar efter den 31 januari.

• Anmärkningar om redovisningarna ska göras inom 14 vardagar efter betalningsdagen.

Anvisning för redovisning av lunchsedlarna

• Lösgör sedlarna från varandra.

• Nita, limma eller tejpa inte ihop sedlarna. Lägg inte heller till någonting överlopps mellan sedlarna.

• Bunta ihop sedlarna åt samma håll och trä exempelvis ett gummiband runt bunten.

• Sedlarnas serienummer bör vara synliga.

• Kontrollera noggrant att du fyllt i rätt uppgifter på blanketten. Kontrollera även att du fyllt i kundnumret på blanketten. Personen som fyller i blanketten ansvarar för att uppgifterna på blanketten är korrekta.

• Om blanketten är ifylld på förhand ska du inte göra några anteckningar ovanpå de förhandsifyllda uppgifterna. Vänligen kontakta vår kundtjänst ifall det förekommer felaktigheter i de förhandsifyllda uppgifterna, så skickar vi dig en korrigerad blankett.

• Kryssa i rutan nere på blanketten om du vill att vi ska skicka dig fler redovisningsblanketter.

• Skicka in den övre delen tillsammans med Lunchsedlarna, den undre delen behåller du själv.

• Använd endast blanketter du fått från Smartum eller skrivit ut från vår webbplats.

• Redovisa endast Smartum Lunchsedlar i ett och samma kuvert.

• Packa in sedlarna i en förpackning som tål postförsändelsen och skicka dem med den ifyllda redovisningsblanketten till den nedan nämnda adressen. Sedlarna kan också levereras direkt till Smartums kontor på samma adress på vardagar. Smartum Oy Georgsgatan 11 B 00120 Helsingfors.

• Skriv avsändarens uppgifter på kuvertet. Smartum ansvarar inte för försändelser som kommer bort i posten och löser inte in försändelser som skickats utan postavgift. Vi rekommendar att använda ett rekommenderat brev.


Hur lyckades vi?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)