Työnantaja: Miten tilaan Smartum Saldo-etuja työntekijöilleni?

Saldotilauksen tekeminen verkkopalvelussa

Saldon tilaaminen tapahtuu verkkopalvelussamme. Kirjaudu sisään ja valitse etusivulta "Tilaa ja hallinnoi saldoa". Saldon tilaamista varten verkkopalvelussa luodaan tilauslista. Tilauslistan avulla saldon tilaamista voidaan hallinnoida ja sen avulla kootaan tieto työntekijöistä, jotka tulevat saamaan saldo-etuja yrityksestänne.

Tilauslistan luominen

Siirry kohtaan "Luo uusi tilauslista" ja voit nimetä tilauslistan haluamallasi tavalla. Työnantajan ei itse tarvitse ilmoittaa työntekijöiden tietoja tilaukselle, vaan tietojen keräys tapahtuu kätevästi ilmoittautumispalvelun avulla. Valitse siis edunsaajien lisäys-kohtaan "Käytä ilmoittautumispalvelua". Tällöin edunsaajat ilmoittautuvat itse etuun linkin kautta, joka lähetetään heille esim. sähköpostitse myöhemmässä tilauslistan luomisen vaiheessa.

Listan luomisen jälkeen palvelu pyytää sinua täyttämään vielä tarkemmat tiedot tilausta varten. Muokkaa halutessasi listan perustietoja (nimi, esittelyteksti). Määrittele etuun sopiva ilmoittautumisaika (alkamis- ja päättymispäivä). Ilmoittautumisaika vaikuttaa ilmoittautumislinkin toimivuuteen, eli määrittele sellainen aika, jonka aikana toivot työntekijöiden tekevän ilmoittautumisen etuun. Ilmoittautumisajan päätyttyä voit tilata edun työntekijöillenne.

Seuraavaksi listalle määritellään tarjottava etuvaihtoehto. Valitse valikosta etutyyppi (esim. liikunta- ja kulttuurisaldo) ja syötä edun määrä euroissa. Edun määrä on se summa, joka ladataan jokaiselle edunsaajalle (esim. 400 € per henkilö). Jos haluat tarjota työntekijöille eri etuvaihtoehtoja, etuvaihtoehtojen lisäys onnistuu painikkeesta "Lisää etuvaihtoehto". Voit halutessasi luoda myös etupaketteja, jotka sisältävät eri etuja. Tällöin etuvaihtoehtoon saadaan lisättyä etu klikkaamalla "Lisää etu"-painiketta. Huom. Lounassaldo tilataan erillisellä tilauslistalla. Kun etuvaihtoehto on määritelty, voit halutessasi määritellä listalle lisäkysymyksiä, jos tarvitsette yrityksellenne lisätietoja ilmoittautumisen yhteydessä (esim. työntekijän henkilönumero tai esimiehen nimi jne.) Kun tilauslista on valmis, tallenna tilauslista sivun lopusta. Tilauslistan tallentamisen jälkeen voit vielä tarkistaa listan tiedot seuraavalla sivulla.

Ilmoittautumislinkin lähettäminen

Seuraavaksi sinun tulee lähettää tilauslistan ilmoittautumislinkki työntekijöille, joiden on tarkoitus saada saldoetua käyttöönsä. Klikkaa painikkeesta "Jaa lista" ja voit päättää haluatko jakaa listan linkin esim. intranetissä (vaihtoehto A) tai voit myös lähettää valmiin ilmoittautumisohje-viestin sähköpostilla ensin joko itsellesi tai suoraan työntekijöille. Tällöin valitse vaihtoehto B ja täytä kenttään sähköpostiosoitteet, joihin haluat lähettää ilmoittautumislinkin. Kun linkki on jaettu työntekijöiden tietoon, sinun tulee vain odottaa, että työntekijät tekevät ilmoittautumisen linkin kautta.

Tilauksen viimeistely

Kun ilmoittautumisaika päättyy, voit siirtyä listan tiedoissa painikkeesta "Tarkista ja tilaa" tilauksen viimeistelyä varten. Painike ohjaa sinut välilehdelle "3. Edunsaajat". Tältä sivulta näet kaikki työntekijät, jotka ovat tehneet ilmoittautumisen edun saamista varten. Tässä vaiheessa voit vielä tarvittaessa muokata etujen summia joko kaikkien työntekijöiden tai yksittäisen työntekijän osalta.

Kun olet valmis tilaamaan edun, muista vielä joko hyväksyä tai hylätä työntekijöiden ilmoittautumiset. Kun olet käsitellyt ilmoittautumiset (hyväksytty/hylätty) Tilaa saldoa-painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääset viemään tilauksen loppuun. Listan tiedoissa voit myös ladata itsellesi excel-taulukon, josta näet edunsaajien nimet, edun määrät ja mahdolliset omavastuut.

Jos edun käyttöön sisältyy Smartum-kortti, voit tilata kortit saldotilauksen vahvistamisen jälkeen. Verkkopalvelu ehdottaa automaattisesti korttien tilaamista ja tilaa kortit vain sellaisille henkilöille, joilla ei ole vielä korttia yrityksestänne.

Lähetämme tilauksesta ennakkolaskun, ja saldo siirretään edunsaajien Smartum-tileille, kun maksusuoritus tilauksesta on kirjautunut tilillemme. Myös mahdolliset Smartum-kortit menevät valmistettaviksi ja ne postitetaan edunsaajien ilmoittamiin osoitteisiin laskun maksusuorituksen saavuttua.

Vinkkejä saldon tilaamiseen
  • Uutta tilauslistaa luodessasi voit halutessasi myös kopioida olemassa olevan listan, jos olet tilaamassa saldoetuja uudelleen esim. samoille työntekijöille, kuten edellisessä tilauksessa. Tällöin verkkopalvelu kopioi täysin samanlaisen listan. Kopioidun tilauslistan tietoja on mahdollista muokata listan tiedoissa osiossa "Muokkaa".
  • Jos yritykseenne on tullut uusi työntekijä, hänen tietonsa saadaan mukaan tilaukselle vain ilmoittautumislinkin kautta. Muistathan siis lähettää tilauslistan ilmoittautumislinkin tällaisille henkilöille.
  • Ilmoittautumislinkki ohjaa työntekijät ilmoittautumispalveluun, jossa he myös luovat omat Smartum-tunnukset verkkopalveluun. Heille muodostuu siis samalla oma Smartum Saldo-tili, jonne edut ladataan. Edunsaaja antaa ilmoittautumispalvelussa myös osoitteen mahdollisen Smartum-kortin toimitusta varten
  • Voit lisätä tilauslistalle manuaalisesti sellaisia työntekijöitä, jotka ovat aiemmin saaneet yrityksestänne saldoetuja. Toiminto löytyy tilauslistalla välilehdeltä "3. Edunsaajat". Tältä sivulta löydät Lisää edunsaaja-painikkeen, jonka kautta edunsaajien lisääminen onnistuu kyseiselle tilauslistalle. Uudet työntekijät saadaan mukaan tilauslistalle vain ilmoittautumislinkin kautta.


Kuinka onnistuimme