Työnantaja: Miten toimin, kun työntekijän työsuhde päättyy?

Kun työntekijän työsuhde päättyy, voit toimia usealla eri tavalla hänen Smartum-saldotilinsä kanssa. Tilaajana saatat haluta hallinnoida sitä, mihin asti entinen työntekijä voi käyttää Smartum Saldoaan, tai saatat haluta poistaa hänen tietonsa kokonaan. Tästä artikkelissa löydät ohjeita näihin tilanteisiin.

Saldon käyttöajan rajoittamisen suhteen jokainen organisaatio voi päättää oman käytäntönsä. Kokemuksemme perusteella työnantajat toimivat tässä tilanteessa kolmella pääsääntöisellä tavalla:

  • Entisen työntekijän annetaan käyttää saldoa siihen asti, kunnes se loppuu tai palautuu 15kk kuluttua latauksesta automaattisesti takaisin työnantajan tilille (pl. lounassaldo, joka ei palaudu yrityksen tilille);
  • Entisen työntekijän annetaan käyttää saldoa esimerkiksi 3kk tai 6kk ajan työsuhteen päättymisestä, minkä jälkeen se palautetaan tilaajan toimesta yrityksen tilille; tai
  • Entisen työntekijän saldo poistetaan käytöstä ja palautetaan yrityksen tilille samana päivänä kun hänen työsuhteensa päättyy.

Mikäli haluat tarkastaa, paljonko työntekijällä on saldoa jäljellä, palauttaa saldon yrityksen tilille tai poistaa työntekijän, toimi seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään Smartumin verkkopalveluun (extranet) ja varmista vasemmasta ylänurkasta, että sinulla on valittuna tilaajan rooli.
  2. Valitse vasemman puolen valikosta kohta Työntekijät.
  3. Käytä hakutoimintoa tai vieritä sivua alaspäin löytääksesi oikean työntekijän.
  4. Oikealla ylhäällä on Poista -nappula, mutta tämän toiminnon kanssa kannattaa käyttää harkintaa. Poistaminen poistaa työntekijän tietoineen, mistä saattaa aiheutua ongelmia esimerkiksi silloin, kun haluaisit myöhemmin tarkistaa, ketkä kaikki teiltä ovat vuosien saatossa etua saaneet. Siksi alla esitetyt tavat, saldon käytöstä poistaminen ja palauttaminen, sopivat useimpiin tilanteisiin paremmin.
  5. Vieritä sivua alaspäin, niin näet työntekijän saldotilit.
  6. Voit painaa kunkin saldon kohdalla Poista käytöstä, jos haluat poistaa koko saldon käytöstä. Tässä toiminnossa tili menee passiiviseksi, eikä työntekijä voi sitä käyttää. Saldo palautuu työnantajan tilille vasta, kun se vanhenee (pl. lounassaldo). Tätä toimintoa voi käyttää esim silloin, kun työntekijä on opintovapaalla.
  7. Voit myös klikata saldon nimeä (esimerkiksi Liikunta ja kulttuuri), nähdäksesi työntekijän saldon historian tarkemmin. Näin avautuvalla sivulla näet nappulan Palauta. Tämän toiminnon kautta voit valita, paljonko haluat saldoa palauttaa yrityksen tilille, ja saldo palautuu saman tien. Voit palauttaa koko saldon tai vain osan siitä. Tällä toiminnolla voit palauttaa myös lounassaldon yrityksen tilille.


Löysitkö etsimäsi vastauksen?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)